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提高高校学院办公室工作效能的探讨与实践

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2016-3-16 15:46:58


  新时代教育体系不断改革,高校管理制度也发生了很大的转变,学校由传统管理方法逐渐转向宏观管理。高校将权利下放,将管理重心放在基层管理之中,加强办学与管理工作的自主权,有效提高学院管理水平。而作为基层的管理部门,学院办公室的工作方式与职能发生了极大的变化。如何有效提高学院办公室工作效能,完善教学管理体系,为教育改革提供支持,是高校管理必须重视的问题。

  一、学院办公室的特点

  (一)工作量大

  高校学院办公室作为基层核心管理部门,具有工作量大的特点。在高效管理体制中,学院管理部门与学院日常工作是通过学院办公室进行沟通的,教学、学生、科研等工作需要通过办公室进行传达、实施。而且学院发展过程会发生很多问题,这些问题都需要学院办公室进行协调与处理,可以说学院办公室肩负了高校整体运营的所有问题。

  (二)时间性强

  社会发展速度不断提高,而学院管理也更加重视时效性,相关职能部门需要在任务下达后,通过规定时间完成任务。如果单一部门无法在规定时间内完成任务,需要配合其他部门进行工作,如果没有良好的沟通,就会发生矛盾问题。任务超时完成或者质量下降都会影响学院正常运行效果,也会造成部门工作水平整体下降。

  (三)工作要求高

  学院办公室作为高校管理的窗口,其工作效果对学校形象的影响较大。学校办公室与各级部门、兄弟院校的合作交流中,工作水平直接影响学校发展速度,学校领导层将交流与沟通的重任交给学院办公室,对工作人员办公水平自然有很高的要求。工作人员必须具备一定业务水平与职业素质,使部门工作更加迅速,有效提高学院管理水平。

  (四)突发事件多

  学院办公室日常工作较为被动,与其他独立性较强的部门有很大差别,而且工作需要面对许多突发事件。为了处理事项时符合学校管理发展方针,也要达到管理标准,处理的方式与程序就无法随意改变,这种被动处理法会增加事务处理难度,导致加班现象经常出现。

  (五)人员素质不平均

  许多学院办公室存在重视实际工作的现象,而没有对工作人员进行定期培训,也有一些人员没有明确学院办公室的管理重点,造成办公室只能处理日常琐碎事务,工作效率不断降低。办公室内部缺乏沟通,同院系工作人员没有进行统一培训与交流,一些办公人员属于分配岗位,并没有专业的现代管理技能。这些问题都会导致管理人员缺乏专业水平,办公室人员也无法明确前进与发展的目标,服务职能不明确,管理方法较为落后。

  (六)工作方向多

  作为基层管理机构,学院办公室可以提供事务处理、问题咨询、关系协调、参与政务等功能。学院办公室的日常工作大多是事务工作与服务工作,其中包括组织会议、处理公文、教学管理、研发管理、学生管理、后勤保障等,学院办公室即服务了相关部门、管理部门、广大职工,也为全体学生提供了帮助。目前高校主要使用的办公室功能为事务性服务,作为学院管理的枢纽,学院办公室必须沟通学生、教师、管理者的关系。

  二、提高学院办公室工作效能策略

  (一)优化人员结构

  管理队伍的素质水平,直接影响学校发展的成败。为了提高学院办公室管理水平,首先需要优化管理队伍结构,通过科学的管理方法,提高工作人员素质。

  1.为了合理划分办公室结构,需要在设置岗位与人员分配上,合理调控人员组成,根据职称、年龄、性别、学历进行划分,并且按照实际工作能力与人员流动情况,定期进行补充与调动,加强工作人员职业素质与思想政治水平。由于办公室工作繁琐,所以经常被人称为“打杂人员”,工作人员不仅要面对每天繁琐的工作任务,还无法被人理解。所以需要培养办公人员的幕后精神,加强思想政治教育,培养出爱岗敬业、默默奉献的革命精神。

  2.提高办公室的工作效率,必须具有高度契合的人员协助能力。办公室工作十分繁琐,虽然进行了简单的分工,但是许多事务工作成分复杂,有时两者互相协作与配合,可以有效提高工作效率。办公室成员必须凝聚在一起,齐心协力为学校发展做出贡献。在办公室中实施首问责任制是非常有效的方法,无论什么问题与工作,只要有办公人员进行询问,被询问者必须认真回答,并且积极帮助办公人员完成任务,不能推卸非自己职责范围的工作,充分体现出办公室协作精神。

  3.学院办公室的工作效能,归根结底是每一位工作人员业务水平的外在表现,所以必须提高人员专业水平与职业素质。学院办公室虽然工作较为繁琐,但是也需要较高的业务素质与水平,高校必须定期对办公人员进行培训。在办公过程中,请专业管理专家开展讲座,帮助办公室人员学习新的管理方法,并且定期组织管理人员到其他高校学习管理经验,也可以通过学院之间的交流,提高兄弟院校亲密度。

  (二)完善管理规章制度

  提高办公室管理水平的第一要素,是一系列完善的管理规则制度,管理制度必须科学、健全。学校管理必须由合理的规则进行约束,为了提高学院办公室工作效能,需要根据实际管理情况,制定出符合学校发展、切实可行的相关制度。虽然许多高校办公室都有一定量的规章制度,但是并没有形成系统的管理体系,随着学院的发展与壮大,许多传统制度已经无法符合时代的发展,必须对规则制度进行调整与修改,使其符合学校与时代的发展。规章制度必须有效,不能随意进行更改,所以在建设初期,必须进行详细的分析与思考。健全的规章制度可以为办公室管理提供依据,也为管理制度的实施提供支撑。执行管理制度必须公平、公正、公开,加强管理制度的有效性。通过健全的管理规范可以增强办公人员职业道德,并且自觉遵守相关法律制度,在办公室形成一种良好的工作氛围。在进行管理的过程中,必须重视人性化管理,坚持以人为本的管理方针。高层管理人员需要为每一位工作人员制定出发展策略,使办公人员在工作的过程中实现个人理想,通过合理的发展目标,激发办公人员工作积极性,提高办公人员的创造能力。

  (三)加强作风建设

  为了有效提高办公室工作效能,必须树立正确的办公室作风。学院办公室与院领导相互合作,为学校日常教学、项目研究、师生员工进行服务,所以提高服务意识可以有效提升办公室作风建设速度。办公室人员应当抱有不追求名利的精神,从被动服务转变为主动服务,增强误服意识,工作效能自然会得到提高。日常工作中雷厉风行,遇到事情不推脱,积极帮助同事与师生处理事务,做到精准、及时的服务。必须要有认真的工作态度,坚持踏踏实实的工作作风,为人处事和蔼、可亲,根据问题的实际进行解决。办公室作风应当严谨,而且要深入学院之中,存在于每一位教师与学生身边,与科研、教学相结合,有效提高办公室工作效能。

  三、结语

  为了提高学院发展速度,必须从提高办公室工作效能做起。而提高办公室效能是一项长期的工作,办公人员与学校必须共同努力,积极学习与研究学院管理方法,使学院办公室工作效能更加优异。明确办公室管理的核心内容,就可以提高办公室工作效能,为学校的改革与发展做出积极贡献。