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创新是保持档案事业可持续发展的动力

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2006-11-30 10:05:38


档案事业的发展出路在哪里?笔者认为,只有通过档案工作的创新,才能使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业,才能使档案工作充满生机和活力,才能使档案事业可持续发展。

一、增强档案工作整体创新意识

1、档案工作管理思路的创新

江泽民同志指出“迎接未来科学技术的挑战,最重要的是要坚持创新,勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新行为,首先要有创新意识,有强烈的创新欲望,也只有如此才能有创新动力。科技要创新,体制要创新,档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法,使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望,他们墨守陈规,按传统办事,视传统和经验为“至宝”,视专家和权威为“上帝”,日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷,提供利用服务多少卷人 次,而对于市场需要哪方面的档案材料,最前沿学科发展情况如何,档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等,却一无所知或知之甚少,更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场,服务于社会。而服务的落伍,必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力,又无目标的状况,应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新,才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意,才能让档案工作在社会上“热”起来。

2、档案工作管理模式的创新

我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用,但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要,必须进行创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新,在工作手段上改进,尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤,尽量缩短立卷归档周期,这样也便于推行部门立卷工作。就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题搞一些小发明、小创造、小革新,这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理,但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索,而在档案管理其它方面的应用则较少。其实,我们只要肯观察,就不难发现在我们日常档案管理工作中,还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率,如采用条形码来代替档号,既安全可靠,又方便快捷,可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的,因为无论是档案的业务工作,还是档案的管理工作以及档案信息的交流,都可以应用计算机进行现代化管理,帮助解决具体问题,提高管理效率和管理水平。

3、档案工作管理机制的创新

长期以来,档案管理工作以经验管理居多,工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件,这在某种程度上制约了人才的流动,容易产生不思进取的思想,更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,档案部门也无“皇粮”可吃,也会有下岗、失业,再也不能靠“铁板碗”混日子了,每个人都有随时被淘汰的危机感,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时,要建立一些相应的创新激励机制,如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度,将个人创新的内容作为考核的重要指标,进行考核,并与劳动报酬、晋职严格挂钩,努力营造一种鼓励创新的气氛和环境,促进档案工作良性循环。相反如果没有制度的激励和约束,没有精神和物质条件作保证,档案工作者创新的热情就会被扼杀,也就不会自觉、主动地去创新。

二、档案工作应在创新特色上下功夫

l、体现档案工作服务特色

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面,而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务,怎样利用外单位档案为本单位服务做得就很不够,考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状,变被动等待服务为积极主动上门服务,利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势,与其它档案机构联网,共享档案信息资源,使服务范围由“窄”变“宽”,服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域,充分开发所看管的档案财宝,通过加工、处理,使其变成社会需要的优质“产品”。也可以根据老百姓休闲日增多,追求精神享受的特点,建立一些“档吧”,使老百姓在优雅的环境中,一边从档案中吸取知识、了解历史,一边从中感受档案工作带给他们的便利,拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源,出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等,多方开辟档案服务的渠道。

2、体现档案工作管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。因此,在档案工作管理的手段上,要努力实现档案装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段,来提高档案工作技术含量和水平,使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上,为避免各档案馆大而全,小而全,可以把价值小、保管期限短的档案放到基层,实行分级保管,总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要,又可避免档案馆因馆藏数量庞大,造成库房紧张,同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

3、体现档案工作的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度,直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来,档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上,多强调重要意义、工作要求,这些说教式的宣传,既不直观形象,也缺少“艺术”性,很难引起人们的重视,也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成VCD等,把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会,介绍、宣传档案工作,其效果会更形象、更直观,更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时,要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点,使档案的宣传由“死”变“活”,具有个性化。

三、发挥专职档案人员的创新主体作用

1、专职档案人员应当重视观念更新

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,随着各部门工作人员的减少,工作量的增加,档案工作将面临更大的压力。因此,专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位,要一改守摊看点、仓库保管员的形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,不妨多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念,主动找婆家、找市场,让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的,不

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