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文化和技术秘书学教材品质提升的两翼

减小字体 增大字体 作者:郭炎武  来源:本站整理  发布时间:2013-6-27 10:23:28


      近年来,出版了不少秘书学教材,其中不乏优秀之作。但通观秘书学教材,质量方面确也存在一些不足之处。例如,在秘书专业技能部分,办公设备操作、印章防伪和信息保密等知识体系陈旧、技术含量远远落后于信息时代秘书工作实践要求;在秘书文化部分,虽论及了中外秘书制度、秘书机构、秘书职业的起源等,但也只是在秘书史部分一带而过,没有在秘书的时间管理、秘书接待、写作交际等工作领域一以贯之。“人文教育和科学教育的融合是社会发展的要求,是当代教育的一大趋势,是全面推进素质教育的需要。”①秘书学教材的水准要上一层楼,就必须汲取相关学科的前沿成果,整合技术和文化,真正拓展广度和深度,实现质的飞跃。为此,笔者研读了近 5 年来 12 册秘书学高校教材,并重点参照了 《秘书国家职业资格培训教程》 (2006 年版) 和陆瑜芳著第十九次印刷的获奖教材 《秘书学概论》。依据上述教材,结合保密学、符号学等理论,本文具体从以下三个方面展开论述。

    一、关注相关学科,引进最新

    技术,提高工作效能本文所说的技术是指具体的、可操作的行为和方法,是关于如何实现从已知状态向目标状态转化的知识。具体到秘书工作而言,技术主要是指在办公自动化系统中,对硬件设备、软件、网络及其外围工具的操作、控制和维护。

    本文主要以印章管理为例阐述引进新技术的重要性。现在许多秘书学教材,对印章颁发、启用等均有详细的介绍,而对印章防伪没有提及。

    事实上,近年来伪造印章欺诈的案件逐年上升,秘书应保持警觉意识,一旦发现可疑文件必须认真开展辨伪鉴定工作,避免造成重大损失。

    “秘书可以吸收公安管理学中的最新知识,采用预置标识、信息互证、技术鉴定等方法做好印章防伪工作。”②这些操作起来并不复杂,如预置标识,就是在印章刻制的时候,要求制作商预先设置特殊字体、特殊痕迹。秘书可以使用光敏和热敏印油等高科技产品,且定期轮换,这样在光线照射和加热情况下就可以显示特殊外观变化,从而辨识印痕真伪。

    秘书学教材在办公自动化操作方面,还可以引进速录和电磁干扰保密技术;在档案管理中,可以引进非线性检索技术;在大型会务管理方面,可以引进“计划评审法”进行微机项目管理等。这些可以大大提高学生信息保密、信息分享和工作协作方面的技能。编写秘书学教材时及时引进这些知识,有助于学生与时俱进,汲取相关学科的源头活水,紧跟秘书工作的实际需要。

    二、遵循修辞规律,运用文化

    符号,提升文化魅力本文所谓的文化是指精神文化。精神文化以符号系统为主要载体,代表一定群体的人文关怀、价值取向、伦理观念、理想人格、审美情趣等精神成果的总和。秘书学教材应在传授秘书知识、技能的同时,潜移默化地传播精神文化。例如,日程安排是秘书的常务工作之一,笔者所选取的 12 册教材中均有涉及。陆先生的 《秘书学概论》 和 《秘书国家职业资格培训教程》 中都比较详尽地介绍了时间管理的原则、内容、程序等知识,陆先生还提到了使用台历和备忘录等时间管理工具③,国家职业资格培训教程还提出了时间管理的 ABCD 法则④。

    这些处理时间的方法和原则具有普适性,针对的是事务的处理;而处理好时间还必须“对人”,即要契合不同对象的文化差异,正确解读和书写文化符号,进行文化的双向认同。为此,教材至少应从以下方面加以改进。

    首先,教材应运用文化符号,传达人文关怀。意大利著名哲学家、符号学家艾柯 (Eco)对符号的定义是:能用来明确指代某一其他东西的一切指号。”⑤任何物体,无论语言、文字、图形、动作还是生活用品都可以成为符号,因为它们在一定的语境中都具有“明确指代”的意义。因此秘书的日程安排、办公室环境优化等,不仅是事务本身的处理,更重要的是传达特殊的符号意义。例如,从技术的视野看,时间是匀速流动、质量同一的存在方式;

    但从文化符号角度看,时间具有丰富的表达意义。“在安排庆典、开业、展会等重要活动时,应选择特定文化视野中的良辰吉日,开展七夕舞会、重阳敬老、中秋赏月、清明郊游等活动。这样不仅可充分体现主办方对参与者的心灵慰藉和美好期许,而且能利用节庆时日的非物质文化遗产,把现实交际布置在醇酽的文化语境中,产生顺时应人的良好效果,给人留下岁岁今朝的美好回忆。”⑥因此,秘书在处理事务时,不仅要考虑流程、效率、成本、组织制度等技术性因素,而且要考量事务处理所达到的沟通意义或情感效果。

    其次,遵循修辞规律,实现文化的双向认同。怎样在事务处理过程中体现情感关怀?美国著名新修辞学家肯尼斯·伯克认为,修辞成功的根本是在情感、利益和对立面上的认同⑦。秘书在安排日程时,选择在建交五周年的日子邀请对方重访,这种日期安排本身就是一种文化认同,表达了对彼此友谊的珍视。当然,不仅日程安排如此,在秘书接待、会务安排、礼品馈赠等活动中都应正确表达文化符号,促进文化认同。1986年英国女王伊丽莎白二世访华前夕,女王的秘书团队认真研究了中英交流史,选择了一件特别的外交礼物。当时,女王向李先念主席赠送了一封迟到 390 年的信———英国女王伊丽莎白一世在1596 年写给明朝万历皇帝的一封信,这封信表达了英中两国之间贸易能得到发展的愿望。当时由于信使遭遇不幸,那封信一直没有送到。这封迟到的信件认同了中英两国友好往来的美好愿望,寄托着对愿望成真的深深祝福,因而令李先念主席非常感动。

    只有在认同对方的同时也让对方认同自己,才能在沟通中获得精神上的共鸣,建立长久的合作关系。在秘书的办公室环境优化中,陆先生的 《秘书学概论》 和 《秘书国家职业资格培训教程》 都提出了安全、美观、协调等总体要求,但是均没有提出文化表达和文化认同的概念。文化符号的表达无处不在,通过办公室的艺术雕塑、名人字画、人物合影、光荣榜、规章制度展示等多个环境元素,可以展示自身的组织文化。一个团队特有的制度严格、团结奋进、勇于争先的精神风貌,一个团队的美学修养、社会人脉、思想境界都是组织的财富,是一种弥足珍贵的软实力,在凝聚力量、促进合作,赢得社会竞争中将发挥重要作用。

    三、以史为鉴,以人为范,

    促进技术和文化的融合以史为鉴,促进秘书专业技术与秘书精神文化的融合。秘书的保密工作非常重要,但目教育与培训●●41SECRETARY’S COMPANION2013 年第 6 期前的秘书学教材仅仅停留在保密重要性、保密制度等知识的介绍方面。这种专业知识体系的缺漏是非常危险的。现代窃密者往往掌握先进技术和专业设备,严峻的形式倒逼着文秘教育者必须与时俱进,在教材中引导未来的“秘书综合运用文本限制、文本隐藏和文本加密等策略,真正有效地做好保密工作”。

    ⑧

    文本限制是让尽可能少的人接触文本,文本隐藏就是让窃密者找不到文本,文本加密就是让窃密者即便找到文本也看不懂文本内容。尽管这种技术处理的逻辑链是严密的,但在实际保密工作中远远不够。

    联系我国公文保密的历史,不难发现文件保密不仅涉及文本,还涉及保密制度、人员、机构、文种等众多因素。而这在我国历代保密制度中都有提及。“历代建立的专门的保密制度使公文的保密性得到了保证,从而为统治者提供了宝贵的治国经验,也为各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中国古代兵书 《六韬·龙韬》 记载,西周时期曾用物体长短表示某种意义的“阴符”,还运用“阴书”方法将一份文件拆分成三个部分分别传送进行保密。这些保密技术对现代文本编码和分拆隐藏仍有启迪意义。在教材中引进保密工作的历史文化,可以把当代的保密技术放置在历史发展的系统中观察,更易于把握秘书工作的规律和时代趋势;可以以史为鉴,避免犯类似的

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