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提高医院现代化档案管理水平的策略探讨

减小字体 增大字体 作者:古成  来源:本站整理  发布时间:2019-11-27 14:22:14


摘要:医院每年都会有很多医疗案例相关的资料,高效地对这些案例进行收集和整理,将有利于医院参考和应用这些价值较高的资料,尤其是对临床经验的积累有着十分重要的作用。当前我国正处于医疗改革不断深化的阶段,医院如何提高档案管理的现代化水平是目前面临的艰巨任务之一。本文对当前医院档案管理的一些变化进行了分析,指出现代化档案管理的优势,进而提出了一些医院可以提高现代化档案管理水平的策略。

关键词:医院 档案管理 现代化设备 管理理念 管理队伍

中图分类号:R 197.32 文献标识码:A

当前整个社会已经实现信息化,信息化技术已经悄然无声地渗透到了各行各业。当前在医院管理的诸多方面,都已经开始融入了现代化的技术手段,档案管理也不例外,在计算机、信息化、互联网+等诸多方面的影响下,档案管理在载体、分类、传输信息等方面都已经发生了翻天覆地的变化,减轻了工作人员的工作量,提升了档案管理的效率,档案信息的存储、检索、修改都更加方便,对于医院而言,现代化的档案管理益处颇多。

1 档案管理现代化产生的变化

1.1档案载体的变化

在过去传统的档案管理中,档案部门保存的档案主要是纸张形式。在互联网技术、网络技术越来越发达的今天,医院可以通过不断改进的软硬件设施,开发适合本院使用的信息管理系统,这是符合医院信息化建设的基本标准之一,只有档案管理实现了现代化,才能更好地为医院信息化建设提供信息及数据的支持。医院信息数据的传递都已经是电子文件的形式,不再是传统的纸质文件,数据共享速度的加快也提高了办公的速度。

1.2档案分类的变化

在过去没有应用现代化档案管理时,要保存一个完整的档案,相关信息一般位于若干个管理系统。在运用了现代化的技术手段之后,档案管理部门可以根据规定的指令进行操作,就可以直接根据档案信息进行类目设立,并将工作目标及时进行分类。虽然医院的级别及规模有所不同,所运用的现代化技术手段也略有差异,但是不可否认的是,现代化技术手段的应用,对档案可以实现更加符合医院实际的分类,尤其在医院教研、管理等各个方面,可以实现更加具体细致、规范、科学有效的分类。

1.3接收及保管档案方式的变化

在过去医院档案的接收及保管主要是纸质文件的形式,在信息化时代,则主要是电子文件形式。过去档案保管主要是在专门的库房,如今则是在计算机的虚拟库房中。针对这些变化,作为管理档案的工作人员,也应随着时代的变化,学会熟练操作信息系统平台,将管理及维护信息的每一个步骤都熟练地掌握,在此基础上还要确保信息有效、安全。医院其它部门在保管档案时,也需要档案管理工作人员进行鉴定,确保是安全有效的信息之后,方可存入本院的虚拟档案库房之中。

1.4档案信息提供形式的变化

在过去,档案管理工作在医院是相对比较清闲的工作,几间库房、几种目录分类这种传统的工作方式已经难以适应档案管理的要求,作为新时代的档案管理人员,必须根据医疗改革的要求及时代的变化,及时调整自身的状态,有效利用信息集成系统来收集掌握医院的档案信息。医院的档案管理人员在开展档案工作时,应该始终以“为医疗保健服务”为中心,切实遵行档案管理制度,灵活实施档案管理方法,加强为医疗做好服务的能力。档案管理人员要将非常实用的信息传达给真正需要的人,并且傳达的方式要科学高效,时间掌握得恰到好处,使医院档案发挥最大的作用。

2 现代化手段的应用对医院档案管理的优势

2.1节省人力资源,提高工作效率

运用先进的现代化技术手段之后,工作人员可以从繁重的工作任务中解放出来,有效地降低工作量,省去将每份档案立卷归档的过程,有更多时间的工作人员则可去研究如何提高档案信息的价值。由于之前纸质档案保存在库房中,查找及检索信息过程繁琐且效率不高,利用现代化技术手段进行档案管理后,直接在虚拟数据库里就可以检索信息,不仅速度快,检索的信息还非常全面,提高了工作的效率。

2.2方便完善文件、补漏病案

在过去传统的档案管理过程中,一旦发现文件不完整的现象,工作人员要将文档进行拆卷,拆卷之后则要根据文件的内容补充新的内容,并重新对其进行组合排列、编档、抄写卷内目录等,整个流程处理下来非常耗费时间和精力。在应用现代化技术手段之后,管理人员先是检索该文件,然后仅需要遵守医院档案管理的规定,对文件进行重新编辑插入即可。

2.3档案保存的数量更多、质量更好

纸质档案的保存,不仅占用了大量的库房,而且真正查找应用非常不方便,应用价值较低,每一次的改动都会耗费相应的人力物力资源,而且长年累月积累下来,出于各种因素的考量,医院会对档案信息进行整理,减除应用价值不高的档案信息,档案的实体保存量并不算多。在现代化档案管理中,纸质的案卷变成了电子文件的形式,手工立卷、分类保存也变成了计算机虚拟数据库保存的形式,通常情况下虚拟数据库的容量都很大,医院也不用因考虑库存、查找不方便等问题,而人为地删减档案了。因此,当前时期医院档案的数量越来越多,保存的质量也越来越完整。

2.4提高档案管理水平

医院之所以进行档案管理,最根本的目的就是要将档案信息的价值充分地发挥出来,更好地为医疗服务。现代化档案管理的重要性,首先在于有助于改变档案工作人员的意识,在过去,很多档案工作人员都安于现状,将自己置身于立卷、编档等繁杂的工作中,没有考虑到档案管理对整个医院科研、医疗服务的贡献。其次,就是现代化技术手段的应用,减轻了工作人员的工作量,同时也提升了档案的使用效率,将档案资源的价值充分地发挥出来,这些都是档案管理水平不断提高的表现。

3 医院提高现代化档案管理水平的策略

3.1投入必要的现代化设备

工欲善其事必先利其器,要想提高医院档案管理的效率,首先就要投入大量的资金购买添置相应的现代化管理设备,这是开展各项档案管理的基础。医院要认识到现代化设备的投入在开展档案管理中的重要性,并积极加大投资的力度,购置档案管理必需的现代化设备。医院要给档案管理部门配备一处干燥、宽敞、防潮的库房,然后添置基本的必需品,包括计算机、网络、打印机、扫描仪等,这是医院开展档案管理的基本配备。档案管理人员必须改变效率较低的人工输入,使用准确性较高的扫描录入,这可保证档案资料的完整。在医院自己的局域网里,使用ERP信息管理系统来处理档案信息,并与相关部门实现共享,及时为医院的医疗与教研提供支持;利用办公自动化系统可对档案资料实施自动分类,并在全院范围内进行统一管理。

3.2及时更新档案管理理念

医院档案管理所要保存的档案信息涉及到所有部门,因此要想彻底做好档案管理,不仅仅需要档案工作人员的参与及努力,更需要医院全体部门、全体员工的参与及支持。首先,医院应该适时对员工进行培训与指导,帮助员工及时认识到档案管理的价值、重要性等,提高全体员工对档案管理的重视,这有助于其它部门配合档案管理部门更出色地完成工作,积极配合档案管理部门采集和整理相关档案信息。其次,在医院的现代化发展中,档案管理工作的目标并不仅仅局限在储存、保管档案信息,而是需要结合医院的发展及医疗改革的要求,将档案管理的模式改进,使之符合医疗改革及现代化医疗的要求,将档案管理在医疗卫生服务方面的应用价值充分发挥出来。最后,医院档案管理技术不断更新,包括防火墙、秘钥技术、身份认证方式等,也是医院档案管理理念创新的体现。

3.3培养高水平的医院档案管理队伍

档案管理的工作人员是开展档案管理工作的基础,他们综合素养的高低直接决定了档案管理的效率,医院有必要定期为档案管理

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