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文书档案信息化管理存在的问题与对策

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2016-3-21 9:00:02


档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。

  一、文书档案信息化管理的优点

  (一)办公效率大幅提高

  计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。

  (二)电子文件保存的稳定性

  与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。

  (三)提高了文件传递的速度和安全性

  在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术,可直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和及时性。

  (四)文件和文字信息得到充分共享

  在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

  二、文书档案信息化管理存在的问题

  (一)对档案综合管理人员要求高

  对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才奇缺,大部分档案人员信息技术水平偏低,尽管单位引进了现代化设备,但不能充分发挥作用,根本谈不上实现档案管理信息化。

  (二)电子文件保密性受限制

  电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,而且网上窃密技术不断发展,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

  三、解决方法

  (一)提高档案人员的综合素质

  一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明,只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源。

  (二)信息化系统内、外网隔离

  在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

  四、总结

  档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。