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关于事业单位人事档案管理创新思路的探讨

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:本站整理  发布时间:2016-3-21 8:57:18


面对当前事业单位档案管理工作现状,事业单位的档案管理在遵守基本原则的基础上,还必须创新思路.归纳起来,主要有以下四方面管理思路:加强事业单位档案专业人才的培养;建立健全档案管理制度,提高档案管理水平;加强档案管理的信息化建设,提高档案管理现代化水平,丰富档案管理信息资源。
 
  一、当前事业单位人事档案管理工作的现状

  (一)对人事档案管理的认识程度不够

  在事业单位中,人事档案管理的工作并不像其他工作那样引人注目,档案管理通常都是一种默默无闻的工作,也很难取得非常明显突出的成绩。有一些档案管理人员在对人事档案管理工作的认识方面还不够,他们认为人事档案的管理只不过是对资料进行保管和抄抄写写的工作,也不能给单位带来任何的经济效益,只需要应对查档以及外调就可以了。部分领导也存在着忽视人事档案管理工作重要性的现象,并没有将人事档案管理的工作纳入到单位的长期发展规划中,这就导致了人事档案管理工作往往是处于一种被动状态,从而也就无法提高档案管理工作的水平。

  (二)档案管理的水平不高,基础设施建设比较薄弱

  在事业单位的人事档案管理工作中,有许多管理人员往往不是专职进行档案管理工作,而是身兼数职,这就导致了管理人员无法把自身的全部精力都投入到档案管理工作中。常见的问题就是经常将材料存放到档案盒内,也没有第一时间对档案进行归档处理,这就影响了人事档案管理工作质量的提高。此外,人事档案管理工作的设备和设施往往年代较久,许多单位都是将阅档室与办公室以及仓库合在一起,不仅没有铁门铁窗,其他的硬件设施也并不完善,没有保证好各种防水和防火的措施,这就导致了很多的纸质档案由于受阳光照射或者受温度影响发生腐蚀和变形的现象,这就无法确保人事档案的准确性与完整性。

  (三)档案的收集工作力度不够

  目前人事档案在归档方面还并不完善,执行的力度也比较低,导致了许多的档案无法及时进行归档,这种现象在没有设置专职人事档案管理人员的单位尤为明显。此外,人事档案资料在归档收集方面也并不全面,很多人事档案的材料存在着信息不完整的现象。由于人事档案是对单位员工的各种生活工作情况进行客观真实反映的材料,在收集的过程中就必须要确保资料的全面和完整以及准确性,否则就失去了档案反映员工真实情况的效用,也会造成档案使用效率的低下。

  (四)档案之间的交接手续不严格,容易导致档案的遗失

  因为档案管理人员多数都不是专职人员,因而在进行工作调动或者是离岗时,对档案的移交工作没有按照严格的程序来进行,没有进行严格的清查,导致移交过程中出现了很多档案遗失和责任人不明确的问题。

  (五)对档案管理的工作缺少创新精神

  对档案工作的管理没有从提高其效率以使其更好的为单位服务的角度出发,造成了归档信息的滞后,降低了档案工作服务单位的重要作用。

  二、事业单位人事档案管理的新思路

  (一)加强领导,要把档案管理工作提高到重要议事日程上

  人们经常说:火车要想跑的快,全要靠车头来带,说的就是干部具有的带头示范作用是非常大的,把这句话放在人事档案管理工作上也是同样如此。要想把人事档案管理工作做好,就必须加强领导,要提高领导人员对于人事档案管理工作重要性的认识。单位的领导必须要从战略高度来认识人事档案管理的重要性,要把档案管理纳入到日常的考核中,要建立起档案管理领导小组,由单位的一把手来任组长,要对档案管理人员进行岗位竞聘的考核。领导小组要定期对档案管理的工作实行督导和检查,要建立起人事档案管理的升级考核机制,加强对人事档案的定性定量的考核工作,要不断推进人事档案工作的制度化和规范化以及科学化的建设。

  (二)建立并健全人事档案管理的各项制度,完善档案管理的工作体系

  根据国家档案文件的有关规定,事业单位应该在结合自身情况的基础上,制定出一套科学完善的人事档案管理规章制度以及档案管理机制,并建立起人事档案工作的责任制度,以便使档案管理工作做到照章办事和按规操作。建立系统完善的《人事档案管理工作规定》、《人事档案利用制度》、《人事档案室工作职责》等制度,使人事档案管理工作形成一套完整的体系机制,从而促进单位档案管理工作的良好发展。

  (三)设立专职的档案管理人员并提高其素质,强化档案管理的基础工作

  一方面事业单位应该设立专门的专职人员来负责档案的管理工作,另一方面还要加强人事档案管理工作队伍的建设,单位应该多给档案管理人员提供业务培训的机会,以便让他们掌握更加专业和扎实的档案管理知识,从而以科学高效的方式来进行档案管理工作。

  (四)配备先进的硬件设施,确保档案管理工作的质量

  要想提高事业单位档案管理的水平,硬件设施是必要的基础,也是确保档案管理质量的必备条件。应该将档案设施的建设纳入到单位基本建设的整体规划当中,要专门设置综合的档案室,为其配备档案管理的各项设施。还要配备足够的档案库房,库房里还可以根据情况配备去湿机、空调和防火、防虫以及防盗等必要设施,需要配备计算机、扫描仪、打印机、摄像机等现代化的办公设备,以便让工作效率大幅度提升。

  (五)对档案进行科学分类

  人事档案管理工作是一种累积性的工作,首先要就要求档案管理人员根据实际情况,按照部门和内容的不同进行不同类别的区分,这样的分类明细,有助于档案的高效利用。

  三、结语

  事业单位的人事档案管理工作要想实现高效化的目标,就必须要注重对档案管理的规范进行创新。事业单位一定要努力积极的创造各种条件来探索多种有效的路径,从而实现档案管理工作模式的根本性变革。