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企业文档管理工作中存在的问题及对策

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:778论文在线 www.qiqi8.cn  发布时间:2013-7-16 18:22:10


【摘要】目前,企业文档管理工作中,文档管理意识不强、不合理的文档分工、不科学的立卷和组卷、管理人员素质偏低等问题都在层出不穷,面对这些问题,本文在此提出一些解决的方法。
     【关键词】企业;文档管理;问题;对策
    半个世纪以来,我国企业文档管理工作发展迅速,它在企业的建设中起到的作用一直很大,但出现问题的几率也是很高的,有时无法满足现代企业发展的需要。
    一、企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性企业文件和档案信息以及管理工作是现代企业无法离开的工作内容,现代企业中它们已经逐渐成为了不可分割的重要组成部分。同时,企业的生存状况会直接影响着企业文件和档案工作的内容和形式。
    二、当前企业文档管理工作中存在的问题(一)文档管理意识不强。很长时间以来,部分企业的领导对于生产或者宣传一直当作是很重要的工作来进行,针对文档工作没有足够的重视,导致企业文档工作在很多企业中的地位只是口头上比较重要,一旦做起来就没有什么重要可言。
    部分企业在定编定岗时,过度压缩档案工作编制,造成工作人员缺乏。企业内部部门经常因为没有及时进行归档立卷,造成资料积压,严重的还会丢失。有一些文档工作人员,会因为待遇或提拔的问题,面对工作没有足够的责任心。
    (二)不合理的文档分工。在实际工作中,企业文书部门只是将一些文件进行处理,然后就不再过问,等到时间久了,需要重新整理的时候,他们就将之前存在的一些零散文件交给档案部门,这样在一定的程度上造成档案部门的工作量越来越大,同时也会降低工作质量。
    (三)不科学的立卷和组卷。企业文书人员就是要用相同的方法处理不同类型档案,造成档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收、登记、整理、立卷和调用,没有时间更好地服务于企业。
    (四)管理人员素质偏低。当前,企业中档案管理人员的学历都不是很高,并且很多没有接受过岗前的培训,专业知识比较少。很多管理人员没有很高的业务水平和专业技能。
    三、当前企业文档管理工作中应采取的解决措施目前,改革是企业管理工作必须要走出的第一步。企业管理部门就一定要勇于面对现实,将之前的管理思路进行完善和改革,并且还要将之前的管理方法进一步进行改进,在此基础上要可以适应新形势的要求。
    (一)加大宣传力度,提高企业员工文档意识。企业全局工作中文档工作占有的比重是比较大的,文档工作的重要性一定要渗透到企业领导以及文档管理部门领导思想之中,将过去一些较为陈旧的管理理念消除掉。要用发展的眼光来计划文档工作的发展策略,学习其他企业中文档工作的优点。
    (二)明确责任,强化文档工作者的责任意识。文书部门或业务部门立卷归档的制度一定要推行下去,同时针对立卷部门的工作,档案部门要积极地配合,将部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点充分发挥,这样的做法可以有效地将归档质量和工作效率提高起来。
    (三)运用“六个特征”,掌握科学立卷的方法。通常情况下,文件的立卷是通过六种特征来进行的,其中包括问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷,将一些特征相同的文件在一个案卷总组合起来,这就是按照文件特征立卷,这种方法是较为科学的,一般是将文件的实际情况作为依据,将2—3个特征灵活的结合在一起组成一个案卷,只要可以将基本的方法掌握好,在依据本企业的实际状况进行科学组卷。
    (四)科学组卷,保证企业文件材料的保存价值。将一些具有丰富价值的文件资料提供出来,方便机关在今后可以认真地执行和利用。