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小企业现金内部控制制度设计

减小字体 增大字体 作者:宋玉娟  来源:本站整理  发布时间:2019-11-6 12:41:19


宋玉娟

摘要:小企业因其特殊性,对现金的内部控制存在很多问题。而现金是小企业重要的资产,支撑着企业日常经营各项活动的运转,往往也是最容易出现漏洞的环节。小企业的领导者考虑到企业自身资本薄弱、技术构成低等因素,从意识上淡薄内控的观念。由此看出小企业非常有必要结合自身特点,建立行之有效的现金内部控制制度。

关键词:小企业;现金内部控制制度

一、问题的提出

1. 广义的现金包括库存现金、银行存款和其他符合现金定义的票证。这里提到的现金则是狭义的概念,指小企业财务部门控制的用于零星开支的库存现金,包括库存的人民币和外币,但这里仅涉及人民币。现金较之其他财产物资有体积小,轻便可取,携带方便,而且使用起来不受地理位置限制等特点。

2. 所谓现金内部控制是指企业为了实现其预定的经营目标,保护现金的安全及核算准确,正确反映现金流量的变动而采取的一系列自我调整、互相控制与协调的方法、手段与措施的总称。对于现金内控的研究与探讨,往往会以大中型企业为案例,因为大中型企业的业务量大、操作起来比较复杂,需要细分组织机构设置及各职责岗位的人员有明确的分工,非常有必要建立、健全现金的内部控制。与之相反,在财务人员人数比较少、业务量小的小企业内部,很难做到根据分工不同划分工作职责。到头来,除非这家小企业的领导意识到建立行之有效的现金内部控制制度的重要性,现金的内部控制才不会被视为一纸空谈,从根本上改变小企业现金管理工作的盲点。

二、现金内部控制的必要性

(一)小企业现金管理的漏洞

本人曾接触过一家小企业,主要种植玫瑰,销售玫瑰,兼营木材、电器、五金电缆等。就企业的规模和经济业务来说,完全有必要设会计和出纳两人来管理现金,可企业的经营者考虑到减少开支,仅设会计一人,负责管理所有业务。从近期看来,因这家小企业的一切运转正常,经济效益也很好,对于现金管理存在的漏洞不容易表现出来。但久而久之,又会怎样呢?该企业是所有小企业的代表,它存在的问题可能是很多小企业普遍存在的共性问题。企业的经营者往往会意识不到问题的严重性,因小失大,这种做法很不值。为了能唤起小企业对现金内部控制制度不足的认识,首先分析一下小企业现金管理存在的漏洞。

1. 岗位设置存在漏洞

小企业从节省成本方面考虑,往往设会计一人,忽视了“账钱分管,账物分管”,明显的表现出对现金管理不当。

2. 现金收入业务存在的漏洞

(1)贪污现金。主要表现为:一是少列金额。通过故意少记现金收入,将多余的现金具为己有;二是撕毁原始的入账单据。撕毁原始入账单据是指撕毁作为现金收入的一些票据或单据,再充分利用失控的管理将这部分现金据为己有;三是身兼二职。即利用钱账兼管的机会贪污现金。

(2)挪用现金。通过循环入账挪用现金。指有一笔应收款项到期收到现金后先不入账,预留出此款项作为他用,等待下笔到期的款项收款后,用这笔款项填补上一笔应收的款项,就这样周而复始的循环下去。

3. 现金支出业务存在的漏洞

主要表现为:一是“银冠现戴”。即套取现金,把通过银行转账支付的经济业务,实际应记入银行存款科目,改为记入库存现金科目,将套取的现金私吞为己有;二是“锦上添花”。即在凭证上添加经济业务内容和金额,贪污添加部分的现金;三是“偷梁换柱”。即利用工作上的便利条件和机会,更换发票,贪污现金。

(二)设计的原因及意义

在所有企业拥有或控制的资产中,现金是一项重要的流动资产,是企业开展任何经济活动的基础,也是企业将来生存和发展的必需品。当然现金对小企业来说,更是至关重要,其流动性最强,也最频繁,最容易发生错误或被经管人员所挪用或侵占。再加上小企业自身的特点,规模小,人员较少。很多企业只设会计一人,兼管很多事务,忽视了不相容职务相分离的原则。长此下去,很容易给企业的经营管理带来意想不到的严重后果。因此小企业不能忽视加强对现金内部控制的重要性,应对现金进行严格管理,防范经营风险。通过对现金内部控制制度进行设计,建立一套科学合理的内部控制制度,使相關人员严格按照企业的规章制度行事,可以更好地改善小企业对现金管理不足的现状,减少或尽量避免可能发生舞弊的行为,加强现金管理的安全完整,保证现金会计核算资料准确可靠和现金业务合规合法,同时确保现金使用恰当合理,降低现金的管理成本,较好的实现增收节支,提高小企业的经济效益。

1. 结合各个小企业自身的实际状况,在建立现金内部控制制度时,应结合成本效益原则,予以综合考虑。因为任何制度的建立都要产生一定的费用支出,也会给企业带来一定的收益。只有当构建内控体系带来的收益大于为之发生的支出时,才能证明这一体系构建的价值所在。所以小企业只需要构建简单、有效的内控体系,便可以为企业自身的发展发挥内控作用。

2. 找出小企业内部控制存在的关键点,着重解决那些一人身兼数职、职责不清,不相容职务混乱的问题。 小企业由于本身规模比较小、人员也相对少,很难明确做到专人专岗,但对有些关键岗位必须建立不相容职务相分离的内控体系,使人员能互相牵制,防止发生人为的私弊。

3. 及时掌握现金流的变动情况,合理运用现金,提高现金的使用效率和周转速度, 对现金的支出业务进行严格把关,防止人为的挪用或私吞现金。

三、现金内部控制具体设计方案

从小企业现金管理存在的漏洞,无疑不说明小企业建立一套科学合理的现金内部控制制度是刻不容缓的。

(一)不相容职务相分离,即要进行岗位分工控制

小企业虽然规模小,但也不能由一人办理现金业务的全过程,可设出纳岗位和会计岗位,同时再加上小企业的经理进行监督检查,将不相容职位相互分离,制约和监督,更好的对现金的收支业务进行控制。

1. 现金的收付及保管应由被授权的出纳人员负责,其他人员不得接触。

2. 出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作

3. 出纳人员不能审批现金收支业务。

4. 现金的收付和现金收支的专用章不能由一人保管,可由出纳管财务章,会计或经理管法人章。

6. 出纳人员应负责现金的清查盘点,由会计人员监督盘点工作。

(二)授权批准控制

小企业的大权往往集中在经理手中,存在经理“一言堂”,所以经理一定要把握好此关,也要明确自己应承担的责任。

1. 规定经办人办理现金业务的职责范围和工作要求,经办人应当在职责范围内按照经理的批准意见办理现金业务。

2. 对于重要的数量大的现金业务,要建立责任追究制度,防止贪污、侵占、挪用现金行为。

3. 严禁未经授权的人员办理现金业务或直接接触现金。

四、现金内部控制点

为了使小企业能建立一套行之有效的现金内控体系,保证现金业务控制目标达到更好的效果,在现金业务发生的各个关键环节及关键点应采取相应的控制措施,主要包括以下几个方面。

1. 审批。对现金资产实行严格的限制接近措施;所有要使用的款项必须注明用途、金额及时间等;所有发生的现金支出业务,由经办人员必须对业务发生的真实性负责,并在原始单据上签字或盖章,提交总经理审核该原始单据,并最终签字或盖章,才准予支付。

2. 审核。由经理或设置专人负责审核原始单据的真实性、完整性、合规合法性,对审核无误的票据签字或盖章,然后交给出纳作为登记记账凭证的依据编制记账凭证的依据。

3. 收付。设置专门的出纳岗位,对审核无误的原始单据给予报销,在报销的原始单据上加盖“现金收讫”或“现金付讫”。

4. 复核。由经理或专人复核现金收付的记账憑证及所附的原始凭证,对合规的凭证加盖复核章。

5. 盘点。在经理或会计的监督下,对出纳进行定期或不定期的库存现金抽查盘点,并规定每天留有库存现金的最大金额,对于超出限额的库存现金必须及时送存银行,如实反映内部存在的问题。

五、结语

小企业现金的内部控制应当引起企业领导足够的重视。作为企业的领导理应在全方位综合考虑的前提下,在全面控制的基础上,牢牢把握住现金内控的重要环节、关键点及业务操作流程等,逐步形成相互制约、相互监督的内部有效运营机制,并随着经营状况的变化适时做出调整,真正做到不相容职务相分离,从源头和制度上保证经济活动的有效开展,从而使小企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

(作者单位:舟山市7412工厂)